Jak szyć foldery

Anonim

Gdy organizacja gromadzi dokumentację wymagającą krótkoterminowego lub długoterminowego przechowywania, należy ją uporządkować i zszyć folder miękką lub twardą okładką. W każdym przypadku mogą istnieć własne wymagania dotyczące projektu archiwum i sekwencji prac, ponieważ nie ma ścisłych norm prawnych w tej dziedzinie. Jednakże zdefiniowane są podstawowe zasady, które są zazwyczaj stosowane przez doświadczonych urzędników.

Będziesz potrzebować

  • - czarny ołówek grafitowy;
  • - Szyfrowo-szydło (lub urządzenie UPD);
  • - zacisk;
  • - igła przebijająca;
  • - nić sznurowa lub nylonowa;
  • - nożyczki;
  • - arkusz białego papieru;
  • - klej biurowy;
  • - okładka.

Instrukcja

1

Po sprawdzeniu wartości dokumentacji, należy ją numerować, umieszczając numer seryjny (w porządku chronologicznym) w czarnym ołówku grafitowym w prawym górnym rogu każdego arkusza. Zacznij od pierwszego odwrócenia; lista tytułów zawartych dokumentów i ostatni arkusz nie powinny być ponumerowane. Upewnij się, że liczby nie idą do tekstu.

2

Zrób dwie pary otworów ze specjalnym piórem na środku lewego marginesu każdego dokumentu. Aby zapobiec rozsypaniu się stosu papierów, przymocuj go do zacisku. Z reguły urzędnicy umieszczają otwory w pionowej linii, pozostawiając co najmniej 3 cm odstępy między nimi.Jeśli pole na arkuszu jest wąskie, można przykleić biały pasek do krawędzi.

3

Użyj specjalnego komputera do dokumentacji oprogramowania układowego (DFC). To znacznie ograniczy twoją pracę, ponieważ za pomocą tego urządzenia możesz dziurkować stos dokumentów o grubości 10 cm na raz. Ostrożnie przeczytaj instrukcje i pracuj uważnie - wiertło bardzo się nagrzewa.

4

Zacznij szyć teczkę ze specjalnym sznurkiem bankowym lub trwałą nylonową nicią i igłą do szycia. Sew archiwum dwa razy dla niezawodnego mocowania. Luźne "ogony" sznurka (około 5-6 cm) przeciągają się przez środkowy otwór po niewłaściwej stronie "książki" i tworzą mocny węzeł.

5

Wytnij okrąg (o średnicy około 4 cm) z białego grubego papieru i zapieczętuj go węzłem. Użyj zwykłego kleju do papeterii. Z pieczęcią, weź naklejkę, pod nią podpisz podpis świadka i datę. Jeśli folder został już zszytkowany bez strony świadka, wówczas można go przykleić po niewłaściwej stronie okładki.

6

Włóż zszyty folder w specjalną osłonę lub binduj dokumenty za pomocą urządzenia. W przypadku archiwum długoterminowego zaleca się wybrać twardą okładkę, w innych przypadkach odpowiednie są także tekturowe "ubrania" lub wykonane z grubego papieru powlekanego. W każdym razie powinien to być produkt do druku biznesowego, zaprojektowany zgodnie ze stylem korporacyjnym.

Zwróć uwagę

Przed zszyciem folderu usuń wszystkie elementy mocujące z każdego arkusza: wsporniki, spinacze i szpilki! W przeciwnym razie uszkodzisz ważne dokumenty podczas sznurowania i wiązania.

Dobra rada

Jeśli arkusze dokumentów są większe niż A-4, zszyj je jedną krawędzią i jak zwykle numeruj w rozszerzonej formie. Niezależne ilustracje (diagramy, rysunki itp.) Umieszczają numer z tyłu w górnym rogu po lewej stronie. Zaleca się dołączanie małych dokumentów do przezroczystego pliku lub koperty, a następnie umieszczanie ich razem z innymi stronami tego folderu.

  • Archiwalne przetwarzanie spraw (migające dokumenty) w 2019 roku